Настройка Автосообщений

Содержание

 Подключение WhatsApp* и MAX

Функция «Автосообщения» избавит вас от рутинной переписки с гостями. Для этого нужно создать четкие инструкции для каждого объекта: как добраться, как попасть внутрь, как внести залог и оплатить остаток, пройти регистрацию и так далее. Эти сообщения будут автоматически отправляться гостям на WhatsApp*, MAX, Telegram или электронную почту, а вы сможете отслеживать статус отправки в карточке брони. 

Подробнее о сценариях применения функции можно посмотреть на странице «Автоматические сообщения».

Требования к номеру

 Номер должен быть «прогрет»

• Убедитесь, что добавляемый номер уже использовался для общения с клиентами
• Если это новый номер, перед подключением автосообщений постепенно вводите его в работу не менее 30 дней
• Общайтесь с клиентами вручную, избегая шаблонных сообщений

Важно: С октября 2025 WhatsApp* ужесточил антиспам-политику. Уровень блокировок вырос на 20%, уровень разлогинов — на 70%. Даже при соблюдении всех рекомендаций 100% гарантии от блокировки нет.

Лимиты отправки

• Для MAX действуют строгие лимиты, установленные мессенджером, для защиты от блокировок

Способы добавления номера

В меню «Настройки» найдите раздел «Каналы». В блоках WhatsApp* и MAX нажмите «Добавить номер» для подключения соответствующего мессенджера.

Как добавить номер WhatsApp*

Способ 1: Подключение по куар-коду

Откройте WhatsApp* на телефоне и отсканируйте куар-код с экрана (код может загружаться до нескольких минут, не закрывайте страницу).

Затем выберите сумму платежа и оплатите подключение.

Способ 2: Подключение по номеру телефона

Этот метод подходит, если у вас нет доступа к телефону с WhatsApp*, но он есть у другого человека.

Выберите способ «По номеру телефона». Укажите номер телефона, по которому зарегистрирован WhatsApp*, и нажмите «Продолжить».

Привяжите номер, следуя инструкции на экране.

Затем выберите сумму платежа и оплатите подключение.

Как добавить номер MAX

В меню «Настройки» найдите раздел «Каналы». В блоке MAX нажмите «Добавить номер».

Отсканируйте куар-код камерой телефона, на котором установлен ваш мессенджер MAX. Вы попадете в раздел «Устройства в MAX». Затем нажмите «Войти по куар-коду» и еще раз отсканируйте куар-код.

Если у номера MAX включена 2FA, то вам покажет окно, куда необходимо будет внести код и нажать «Продолжить».

Оплата и тарифы

В базовый тариф входит 2 номера суммарно по каналам WhatsApp* и MAX.

Примеры:

• 2 WhatsApp* + 1 MAX = 3 номера → тариф x2

• 1 WhatsApp* + 3 MAX = 4 номера → тариф x2

• 3 WhatsApp* + 3 MAX = 6 номеров → тариф x3

Первые 5 дней после первой оплаты — бесплатно. Деньги за автосообщения не списываются. При подключении новых номеров тестовый период не продлевается.

Если у агентства уже была хотя бы одна оплата любого номера (WhatsApp* или MAX) — новые номера подключаются сразу без дополнительной оплаты.

Дополнительные номера

• Можно добавить несколько номеров телефона

• Статистика ведётся отдельно по каждому номеру

Настройка объектов

Правила проживания.

Заполните правила проживания и инструкции для каждого объекта. Для этого перейдите в раздел «Календарь» и выберите объект для редактирования.

В разделе «Адрес и описание» заполните поля:

Настройка залога

Вариант 1: Фиксированная сумма в объекте

В редактировании объекта найдите поле «Залоги» и укажите сумму.

В настройках автосообщений активируйте чекбокс «Хочу получать залог онлайн по ссылке».

Вариант 2: Общая настройка агентства

Если сумма залога в объекте не указана, она берётся из раздела: «Настройки» — «Приём платежей» — «Сумма залога по умолчанию».

Как это работает:

• Ссылка на оплату залога создаётся автоматически

• Сумма подставляется в сообщение

• Гость переходит по ссылке и оплачивает

Также заполнить правила проживания и инструкции для каждого объекта можно в раздел «Настройки» — «Автосообщения», вкладка «Инструкции».

Включение автоматизации

Веб-версия.

Перейдите в раздел «Настройка» — «Автосообщения». Включите чекбокс «Автоматизация включена».

Выберите, какие сообщения вы хотите отправлять: перед заездом, после выезда, для сбора отзыва и так далее. Укажите каналы отправки — WhatsApp*, электронную почту и/или Telegram, а также выберите объекты. Если необходимо, отредактируйте тексты сообщений, чтобы они соответствовали вашему стилю общения, и добавьте нужную информацию. Нажмите «Сохранить» внизу страницы.

Мобильное приложение.

Почему автосообщения могут не отправиться

Даже если автоматизация включена, сообщение может не отправиться по следующим причинам:

1. Не заполнен номер телефона гостя на момент создания брони

Цепочка автосообщений запускается в момент создания брони. Если в этот момент у гостя не было номера телефона (гость забронировал через сайт, который скрывает номер, или номер добавлен позже вручную), первые сообщения не отправятся.

Что делать: Отправить сообщения вручную через вкладку «Сообщения» в карточке бронирования.

2. Выключена галочка «Отправлять автосообщения» в карточке брони

Проверьте, стоит ли галочка справа от номера телефона гостя.

Что делать: Если галочка отсутствует — установите её вручную.

3. Номер гостя не зарегистрирован в мессенджере (MAX)

Для MAX система проверяет существование номера. Если номер не найден — сообщение не отправляется, статус «Не отправлено».

Что делать: Система проверяет номер для каждой брони отдельно. Можно создать новую бронь с тем же номером или отправить сообщение вручную через чат.

4. Ваш номер не авторизован в мессенджере (WhatsApp* или MAX)

Если сессия в WhatsApp* или MAX разорвана, сообщения не отправляются.

Как проверить: В разделе «Настройки» — «Каналы» посмотрите статус подключения номера.

Что делать: Переподключить номер (отсканировать куар-код заново).

5. Бронь создана задолго до наступления дат, а автосообщения подключены позже

Если вы подключили автосообщения после создания брони, галочка «Отправлять автосообщения» может отсутствовать.

Что делать: Установить галочку вручную. Первое сообщение (подтверждение брони) не отправится, остальные — только если их время ещё не прошло.

Типы сообщений и время отправки

Подтверждение бронирования

Когда отправляется:
Через 5 минут после поступления или создания бронирования в RealtyCalendar

1 день до заезда

Когда отправляется:
В 12:00 за день до заезда

Особенность: Время отправления можно изменить в настройках

Веб-версия

Мобильное приложение

Сегодня день заезда

Когда отправляется:
За 4 часа до времени заезда

Откуда берётся время заезда:

1. Из информации в бронировании

2. Если не указано — из правил проживания объекта

3. Если не указано — из общих настроек агентства

Особенность: Время отправления и логику можно изменить

Веб-версия

Мобильное приложение

Выезд

Когда отправляется:

• В 10:00 за 1 день до выезда

• В 20:00 если бронь на 1 сутки

Особенность: Время отправления можно изменить

Веб-верия

Мобильное приложение

После проживания

Когда отправляется:
Отправляется через 4 часа после выезда гостя.

Время выезда берётся из информации в бронировании о времени выезда. 
Если значение не указано, система берет его из правил проживания объекта или из общих настроек.

Логика брони в день заезда

Важно! Если на момент создания брони дата заезда уже прошла, сообщение «Подтверждение бронирования» не отправляется. Чтобы подтверждение отправилось, дата заезда должна быть текущей или будущей.

Если бронь создана в день заезда, система отправляет три сообщения подряд:

1. Сразу — «Подтверждение бронирования»

2. Через 5 минут — «1 день до заезда»

3. Через 10 минут — «Сегодня день заезда»

Рекомендация: Чтобы избежать путаницы у гостя, используйте в шаблонах универсальные тексты без привязки к «завтра/сегодня».

• Вместо: «Ждем вас завтра!»
• Используйте: «Напоминаем о вашем заезде [дата]. Ждем вас!»

Тексты и теги

Текст каждого автосообщения можно настроить под свой сценарий. Для этого откройте «Настройки» → «Автосообщения» → «Сообщения», выберите тип сообщения и нажмите «Редактировать сообщение».

Три варианта сообщения

Для каждого автосообщения необходимо подготовить три варианта текста. RealtyCalendar будет поочерёдно использовать их при отправке гостям. Разные формулировки делают переписку более естественной и снижают риск блокировки номера.

Все три варианта должны передавать одинаковый смысл, но отличаться формулировками.

Рекомендации:

• пишите коротко и естественно;
• не копируйте один и тот же текст во все три варианта;
• в первом сообщении задайте гостю вопрос или попросите выполнить действие;
• не перегружайте сообщение повторяющимися ссылками и инструкциями.

Примеры призыва к ответу:

• «Во сколько вы планируете приехать?»;
• «Подтвердите, пожалуйста, время заезда»;
• «Отправьте, пожалуйста, данные гостей».

Веб-версия

Мобильное приложение

Как использовать теги

Теги позволяют автоматически добавлять в сообщение данные конкретной брони, ссылки и заранее подготовленные инструкции.

Например:

• {{GUEST_NAME}} — имя гостя;
• {{CHECKIN_TIME}} — время заезда;
• {{BOOKING_DEBT}} — остаток к оплате;
• {{LINK_DEBT}} — ссылка для оплаты проживания;
• {{CHECKIN_INSTRUCTIONS}} — полный текст инструкции по заселению.

Добавьте тег в нужное место шаблона. При отправке RealtyCalendar заменит его актуальным значением для конкретной брони.

Пример:

{{GUEST_NAME}}, здравствуйте! Ждём вас к {{CHECKIN_TIME}}.

Гость получит:

Анна, здравствуйте! Ждём вас к 14:00.

Теги с отдельными значениями подставляют имя, время, сумму или ссылку. Теги с окончанием _INSTRUCTIONS вставляют весь текст соответствующей инструкции. Внутри текста инструкции также можно использовать другие теги.

Полный список тегов, источники значений и правила выбора индивидуальных или общих настроек смотрите в инструкции «Теги в автосообщениях: полный справочник».

Форматирование текста

При отправке автосообщений есть важная особенность: стандартные переносы строк, которые вы видите в окне редактирования, могут игнорироваться. В результате гость получает сплошной текст, который сложно читать.

 Чтобы гарантированно добавить отступы (пустые строки) между абзацами, нужно применить такой способ: переходим на следующую строку и ставим пробел. Таким образом абзацы появляются.

Как это сделать:

1. Перейдите в настройку нужного автосообщения («Настройки» — «Автосообщения» — выберите тип сообщения — «Редактировать сообщение»)

2. Напишите первый абзац

3. Нажмите Enter (переход на новую строку)

4. Поставьте один пробел в пустой строке

5. Напишите следующий абзац

Пример:

Как правильно писать (с отступами)

Инструкция по заселению. Код от домофона: 123.
[ПРОБЕЛ]
Ждем вас в гости.

Каналы отправки

Вы можете отправлять автосообщения по нескольким каналам:

• WhatsApp* — основной канал
• MAX — основной канал (российский мессенджер)
• Telegram — требует подписки гостя на бота
• электронную почту — электронная почта
• СМС — для отправки ссылки на карточку бронирования.

Важно! Если у гостя подключены и WhatsApp*, и MAX, то сообщения будут отправляться в оба приложения одновременно.

WhatsApp*

WhatsApp* — самый популярный мессенджер для связи с гостями.

Как работает отправка в WhatsApp*:

• Сообщение доставляется, если номер гостя активен в WhatsApp*.
• Доступны статусы при отправке: отправлено, доставлено, прочитано.
• В настройках автосообщения необходимо включить канал WhatsApp* для нужных типов сообщений.

MAX

MAX — российский мессенджер, доступный для отправки автосообщений наравне с WhatsApp*.

Как работает отправка в MAX:

1. Проверка существования номера. Перед отправкой система автоматически проверяет, зарегистрирован ли номер гостя в MAX

2. Если номер не найден — сообщение не отправляется, вы увидите статус «Не отправлено». Повторная проверка возможна не чаще раза в сутки (кнопка «Отправить сейчас»).

3. Если номер существует — сообщение доставляется в MAX, и вы видите статус отправки.

4. В настройках автосообщения необходимо включить канал MAX для нужных типов сообщений.

Особенности работы с MAX

MAX — мессенджер, чувствительный к автоматическим рассылкам. Чтобы избежать блокировки, важно соблюдать правила.

Почему сообщение в MAX может не отправиться

• У гостя нет аккаунта MAX. Система проверяет это один раз для каждой брони. Вы можете нажать кнопку «Отправить сейчас» — система НЕ будет проверять номер повторно для этой же брони (результат уже сохранён). Но если создать новую бронь с тем же номером — проверка выполнится заново.
• Ваш номер временно ограничен мессенджером MAX. Это происходит при массовых рассылках или частых проверках несуществующих номеров. Ограничение обычно снимается автоматически через 20 минут или несколько часов. Чтобы избежать полной блокировки, соблюдайте правила «прогрева» номера.

• Ваш номер MAX не авторизован в системе RealtyCalendar

  Даже если гость есть в MAX и вы можете написать ему со своего телефона, система может не отправлять сообщения, если сессия MAX в системе разорвана.

  Как проверить: В разделе «Настройки» — «Каналы» посмотрите статус вашего номера MAX. Он должен быть зелёным («авторизован»).

  Что делать: Переподключите номер MAX заново (отсканируйте куар-код).

Причины блокировок MAX:

• Массовые рассылки одинаковых сообщений.
• Отправка на несуществующие номера (без аккаунта MAX).
• Частые проверки номеров (более 20 за короткий период).
• Жалобы получателей (спам).

Типы блокировок:

1. Временные ограничения — нельзя писать тем, у кого вас нет в контактах. Снимаются автоматически.

2. Полная блокировка — аккаунт отключается, вход невозможен.

3. Перманентный бан — номер навсегда вносится в черный список, восстановление невозможно.

Как избежать блокировки MAX:

•  Не отправляйте сообщения на несуществующие номера (система проверяет автоматически).
• Проверка номера выполняется только один раз.
• Старайтесь общаться с теми, кто добавил ваш номер в контакты.
• Не занимайтесь массовыми рассылками.
• Прогревайте новый аккаунт:
  * Первые сутки — только получать сообщения.
  * Затем отвечать не чаще раза в час.
  * За 10 дней довести активность до 100 сообщений в день.
  * Через месяц регулярного использования аккаунт становится устойчивым.

Автозащита от бана в Wappi:
При подозрительной активности система временно (на 20 минут) блокирует проверку номеров. Если за 20 минут приходит 5 предупреждений — номер принудительно разавторизуется для защиты от бана. Вы получите уведомление.

Подробные правила безопасного общения в MAX:

Ознакомьтесь с рекомендациями, чтобы избежать блокировки:  Правила безопасного общения с клиентами в MAX

Telegram (автоответ бота)

Для отправки автосообщений в Telegram необходимо, чтобы в настройках стояла галочка напротив Telegram для нужных типов сообщений.

Чтобы получать сообщения о заезде в Telegram, гостям нужно один раз подписаться на бота.
Ссылка приходит гостям после каждого бронирования:

• В статусном экране сразу после бронирования через модуль бронирования.

  

• В письме с подтверждением на электронную почту.

  

• В странице бронирования.

  

Важно об автоответе:

Telegram-бот используется только для автоматической отправки уведомлений гостю (например, инструкция по заезду). Сообщения, которые гость пишет в ответ в этот бот, не поступают вам и не видны в системе RealtyCalendar.

Гость видит активный чат с ботом, пишет туда вопросы (например, «Во сколько можно заехать?»), но не получает ответа, так как вы эти сообщения не видите. 

Чтобы гость сразу понимал, куда обратиться, на любое его сообщение в боте автоматически приходит ответ-подсказка.

Вы можете настроить этот текст в настройках автосообщений под свои нужды в разделе «Автосообщения».

СМС

СМС используется как канал, который ведёт гостя на персональную страницу бронирования. По умолчанию отправка СМС выключена, необходимо поставить галочку для включения.

Как это работает:

• Режим «резервный» (по умолчанию) — СМС отправляется в течение 15 минут, только если соблюдены все условия: первое сообщение в WhatsApp* имеет статус «не прочитано», номер гостя не найден в MAX, первое сообщение не было успешно доставлено на электронную почту, гость из этой брони не подписан на Telegram-бота.

• Режим «всегда» — СМС отправляется при каждом бронировании независимо от условий. Включите этот режим и выберите в настройках автосообщений конкретные объекты или источники бронирований, для которых нужно отправлять СМС всегда при необходимости

Страница бронирования для гостя

В автосообщениях доступна страница бронирования для гостей. Это отдельная страница, на которой гость видит всю важную информацию по своей брони: оплату, остаток, залог, маршрут, инструкцию по заселению, правила проживания, контакты менеджера, ссылку на договор и дополнительные услуги.

Пример страницы

https://homereserve.ru/i/GddJA9eAcu

Страница открывается без авторизации и создается отдельно для каждой брони.

Как гость попадает на страницу

Гость получает ссылку на страницу из СМС

Также из сообщения в мессенджере (WhatsApp*, MAX, Telegram, электронную почту).

Как добавить ссылку в автосообщение

При редактировании любого сообщения (например, «Подтверждение бронирования» или «Сегодня день заезда») используйте тег {{LINK_BOOKING_PAGE}.

Что можно разместить на странице

На странице можно добавить любые теги из автосообщений:

• информацию по оплате

• ссылку на оплату остатка

• сумму залога и ссылку на оплату залога (важно! ссылка на залог будет работать, только если она отправилась в первом сообщении в мессенджер)

• время заезда и выезда

• маршрут до объекта

• инструкцию по заселению

• правила проживания

• информацию во время проживания

• инструкцию по выезду

• контакты менеджера

• ссылку на онлайн-договор

• дополнительные услуги

• любой свой текст

Если нужно не только отправить гостю правила проживания, но и собрать на одной странице информацию об оплате, залоге, паспортные данные, договор, инструкции и дополнительные услуги, можно использовать Автопилот RealtyCalendar.

В чем польза

Гость получает одну ссылку и сам видит всю нужную информацию по брони. Не нужно вручную отвечать на одинаковые вопросы: как доехать, где оплатить, как внести залог, во сколько заезд, где ключи, какие правила и что сделать перед выездом.

Страницу можно настроить под себя и использовать как брендированный ваучер для гостя. Для этого перейдите в раздел «Автосообщения» — «Настройки».

Мультиканальный чат (переписка с гостями)

Вся переписка с гостями ведётся прямо внутри RealtyCalendar. Вам не нужно искать гостя в WhatsApp* или MAX — все диалоги собраны в одном месте и привязаны к бронированиям.

Где находится чат

1. В главном меню — раздел «Чат». Здесь отображается список всех диалогов с гостями.

Веб-версия

Мобильное приложение

2. В карточке бронирования — вкладка «Чат». Здесь вы видите переписку с конкретным гостем по конкретному бронированию.

Веб-версия

Мобильное приложение

Как это работает

• 1 бронь = 1 чат. Система автоматически связывает диалог с бронированием. Все сообщения по этой брони хранятся вместе с остальной информацией.

• Повторные брони. Если гость бронирует снова, переписка по его номеру продолжается — не нужно начинать заново и терять историю.

• Отправка и получение. Вы можете писать и отвечать гостям прямо в системе, без переключения между приложениями и без использования личного телефона.

• Поддерживаемые каналы. Чат работает с WhatsApp* и MAX. 

• Общий чат. В разделе «Чат» видны все диалоги пользователя, даже если они ещё не привязаны к конкретным бронированиям.

Текущие ограничения чата

Перед использованием ознакомьтесь с ограничениями текущей версии.

1. Доступ к чатам не привязан к правам на объекты

Как работает сейчас:

• Если сотруднику выданы права только на конкретные объекты, в календаре и списке броней он видит только эти объекты.

• Но в разделе «Чат» этот сотрудник видит переписку со всеми гостями по всем объектам агентства — включая те, к которым у него нет доступа.

Пример:

Вы дали сотруднику доступ только к объекту №1. В шахматке он видит только брони объекта №1. При переходе в раздел «Чат» перед ним открываются все диалоги — в том числе по объектам №2, №3 и №4.

Важная рекомендация! Пока это ограничение не исправлено, не выдавайте доступ к автосообщениям сотрудникам, которые не должны видеть все чаты агентства. 

2. Уведомления о новых сообщениях

Как работает сейчас:

1. Гость отправляет сообщение

2. Сообщение поступает в чат

3. Пользователь получает уведомление только при выполнении двух условий:

   • В настройках чата включён чекбокс «Звук уведомлений»

   • Вкладка «Чат» открыта в браузере

Что отсутствует:

• всплывающие сообщения (пуш-уведомления) в браузере, когда вкладка «Чат» не открыта

• Уведомления на телефон (даже если включены всплывающие сообщения (пуш-уведомления) для системы)

• Счётчик непрочитанных сообщений рядом с разделом «Чат» в меню

Информация о бронировании гостя

При общении с гостем в мультиканальном чате RealtyCalendar определяет гостя по номеру телефона и показывает связанные с ним бронирования в блоке информации о госте.

Как включить звуковые уведомления (для активной вкладки «Чат»)

1. Перейдите в раздел «Чат»

2. Нажмите на шестеренку

         3. Включите чек-бокс «Звук уведомлений».

Управление бронями

Отключение сообщений в брони

Способ 1: Отключить все сообщения по брони

В карточке бронирования уберите галочку справа от номера телефона.

Способ 2: Отключить отдельные сообщения

Откройте карточку бронирования. Перейдите на вкладку «Сообщения» и внутри карточки брони снимите галочки напротив конкретных автосообщений, которые не нужно отправлять.

Ручная отправка

Если автоматическая отправка не сработала или нужно отправить сообщение повторно.

Чтобы отправить сообщение вручную, зайдите в бронирование и снимите галочку с опции «Отправлять автосообщения». Это предотвратит автоматическое отправление. 
Сохраните изменения. 

Если сообщение не отправилось в MAX (статус «Не отправлено»), вы можете нажать кнопку «Отправить сейчас». 

Полное отключение автосообщений

Если вы хотите, чтобы автосообщения больше никогда не отправлялись (ни по старым, ни по новым броням):

1. Перейдите в «Настройки» → «Автосообщения».

2. Выключите чекбокс «Автоматизация включена».

3. Нажмите «Сохранить».

    5. Перейдите в раздел «Каналы» и удалите номер.

После этого ни одно автосообщение не будет отправлено. Старые брони не получат новых сообщений, новые брони — тоже.

Статистика

Статистику автосообщений по отправленным и прочитанным можно найти в разделе «Настройки» — «Автосообщения» — вкладка «Статистика».

Что отображается:

• Количество отправленных сообщений

• Количество прочитанных сообщений

• Процент открываемости

Веб-версия

Мобильное приложение

Важно!

• Статистика прочитанности сообщений обновляется раз в 20 минут

• При добавлении второго номера статистика ведётся отдельно по каждому номеру

*Meta Platforms Inc. (Facebook, Instagram) признана экстремистской, ее деятельность запрещена в РФ.