Номерной фонд

Номерной фонд

Содержание

Что такое «Номерной фонд» и идентичные номера

Функция «Номерной фонд» в RealtyCalendar – это инструмент, специально разработанный для гостиниц, отелей, хостелов и других объектов размещения – где есть несколько идентичных номеров.
Что означает «идентичные номера»:

  • Одинаковое количество мест: Все номера в фонде рассчитаны на одно и то же число гостей.
  • Идентичное описание: Характеристики и удобства всех номеров в фонде полностью совпадают.
  • Единая ценовая политика: Для всех номеров в фонде действует одна и та же стоимость.

Структура номерного фонда

Номерной фонд в системе состоит из трёх ключевых элементов:
 

  • Объект (категория номера): Центральный элемент, содержащий все описание, настройки и параметры для данной категории номеров.
  • Номера номерного фонда: Отдельные номера (например, 5) внутри объекта, которыми можно индивидуально управлять.
  • Неразобранные: Специальный раздел для бронирований, которым ещё не назначен конкретный номер.

Создание «Номерного фонда»

  1. Перейдите в раздел «Шахматка» и кликните на объект, в котором хотите добавить номерной фонд.

    2. Нажмите на кнопку редактирования объекта.

3. В редакторе объекта найдите и выберите раздел «Характеристики».

4. В поле «Количество номеров» введите общее число номеров, которые будут входить в данный номерной фонд (можно указать целое число от 0 до 150)

Важно!
 Оставьте значение 0 в поле «Кол-во номеров», если не используете номерной фонд.


5. Настройте автоматическое распределение (см. следующий раздел)

6. Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы применить все настройки.

При увеличении количества система автоматически создаёт новые номера. Их названия можно изменить после сохранения объекта.

Важно! Будьте внимательны при уменьшении количества номеров. Система удаляет номера автоматически — выбрать конкретный номер для удаления нельзя.

Бронирования, назначенные на удалённый номер, переходят в раздел «Неразобранные». Настройки синхронизации через iCal для удалённого номера также удаляются. Перед сохранением проверьте указанное количество номеров. После изменения номерного фонда проверьте подключения в разделе «Менеджер каналов». Если необходимо удалить конкретный номер, обратитесь в техническую поддержку RealtyCalendar.

Настройка автоматического распределения бронирований

В разделе редактирования характеристик объекта доступна опция «Автоматически распределять бронь на свободный номер фонда»:

  • Галочка установлена (Включена): Система автоматически назначит бронирование на первый доступный свободный номер в фонде.

  • Галочка снята (Выключена): Новые бронирования будут поступать в категорию «Неразобранные». Вам потребуется вручную распределять их по конкретным номерам.

  • Если подходящего свободного номера на весь период проживания нет, бронирование также попадёт в раздел «Неразобранные».

Важно! Бронирования, поступившие по iCal, могут попасть в раздел «Неразобранные», даже если автоматическое распределение включено. Такие бронирования необходимо распределить вручную.

Управление бронированиями в «Номерном фонде»



Перенос бронирований между номерами:

  1. Кликните на бронь, которую хотите перенести, и выберите опцию «Редактировать».


     2. В открывшемся окне редактирования события в поле «Комната» выберите из выпадающего списка нужный номер.

3. Сохраните изменения.

Название каждого номера внутри фонда можно изменить. Изменение названия не влияет на общие характеристики, стоимость и описание объекта.

Важно! Выбранная комната должна быть свободна на весь период проживания. Если свободной комнаты на весь период нет, сначала перераспределите другие бронирования в шахматке. При переносе бронирования в другой объект с номерным фондом обязательно проверьте выбранную комнату перед сохранением. 


Особенности доступности номеров



Когда поступает бронь, она блокирует только один конкретный номер из вашего фонда. Остальные номера остаются доступными для других бронирований.
Важно!
Доступность на сайты передаётся по количеству свободных номеров.

Если взять для примера период с 10 по 15 число, то видно, что каждый день доступен один из номеров. Это означает, что гости смогут забронировать этот период одной бронью, так как на сайт передаётся один доступный номер для бронирования.



После поступления такого бронирования оно может попасть в раздел «Неразобранные», если ни одна конкретная комната не свободна на весь период. В этом случае необходимо вручную «уплотнить» существующие бронирования и назначить свободную комнату.

Ценообразование в «Номерном фонде» 

  • Специальная цена: Если вы устанавливаете специальную цену на определённые даты, она автоматически действует на все номера в рамках данного «Номерного фонда».

  • Специальное условие «Даты закрыты на бронирование»: Применение этого специального условия полностью закроет для бронирования весь «Номерной фонд».

Специальная цена и специальное условие устанавливаются для всего объекта и применяются ко всем номерам фонда. Чтобы закрыть только один номер, создайте на нужные даты ручное бронирование.

Важные ограничения и особенности

  • Окна для онлайн-бронирования  не работают в объектах, использующих функцию «Номерной фонд».

  • По тарифному плану RealtyCalendar весь номерной фонд считается как один объект.

  • Какие сайты-агрегаторы работают с номерным фондом, можно посмотреть в отдельной инструкции.

  • Установить разные цены, описания или условия проживания для отдельных номеров внутри одного фонда нельзя.
  • Если номера отличаются по стоимости, количеству мест, описанию или удобствам, их необходимо создать как разные объекты.
  • Возможность забронировать несколько номеров одной категории в рамках одного заказа зависит от площадки. Уточняйте поддержку такого сценария в инструкции по соответствующей интеграции.


Синхронизация «Номерного фонда» с площадками онлайн-бронирования

Синхронизация по API

При прямой интеграции с поддерживаемой площадкой для «Номерного фонда» создаётся одна общая категория номера, которая содержит несколько идентичных номеров.

На площадку передаётся общее количество свободных номеров в этой категории.

Важно! Возможности прямой интеграции зависят от конкретной площадки. Перед подключением проверьте, поддерживает ли выбранная площадка работу с номерным фондом.



Синхронизация через iCal

iCal не передаёт категорию номера и количество свободных номеров. Он работает по принципу: 1 ссылка = 1 номер.

Важно! Для синхронизации через ICalendar:

  1. На каждой площадке онлайн-бронирования необходимо создать отдельное объявление для КАЖДОГО номера вашего «Номерного фонда».

  2. Следуйте инструкциям конкретной площадки для настройки обмена ссылками (ICalendar).

  3. Скопируйте ссылку на календарь соответствующего объявления с внешней площадки.

  4. Перейдите в раздел «Менеджер каналов» в RealtyCalendar.

  5. Напротив соответствующего номера добавьте ссылку на календарь объявления с площадки.

  6. Скопируйте iCal-ссылку этого номера из RealtyCalendar.

  7. Добавьте iCal-ссылку RealtyCalendar в настройки календаря соответствующего объявления на площадке.

  8. Повторите настройку для каждого номера.

Не используйте одну и ту же iCal-ссылку для нескольких номеров. В противном случае синхронизация будет работать некорректно и может возникнуть двойное бронирование.

Частые вопросы и решения проблем

  1. Почему бронирование попало в «Неразобранные», хотя у меня включено автораспределение?

Бронирование может попасть в «Неразобранные» в следующих случаях:

  • ни одна комната не свободна на весь период проживания;
  • бронирование поступило по iCal;
  • для источника бронирования автоматическое распределение не поддерживается;
  • бронирование не удалось назначить на комнату автоматически.

Например, гость оформил бронирование на три дня. При этом в каждый день есть свободный номер, но ни одна конкретная комната не свободна все три дня подряд.

В этом случае необходимо вручную «уплотнить» существующие бронирования, чтобы освободить одну комнату на весь период, а затем назначить её бронированию из раздела «Неразобранные».

      2. Я закрыл один номер на ремонт через «Спец. цену», почему закрылся весь отель?

Чтобы закрыть только один конкретный номер, например №5, не используйте специальную цену. Создайте в шахматке ручное бронирование на нужный период и обязательно назначьте его на конкретную комнату. Это заблокирует только выбранный номер.

     3. На сайте-агрегаторе (например, Островок) отображается 0 свободных номеров, хотя в RealtyCalendar свободны два. В чем причина?

Проверьте «Неразобранные». Если там висит бронь, она резервирует за собой право на номер и вычитает его из доступности, даже если физически не назначена на конкретную комнату. 

     4. Как работает синхронизация через iCal для номерного фонда?

iCal не понимает понятие «категория номера». Он работает по принципу 1 ссылка = 1 объект. Если у вас пять номеров в фонде, необходимо создать пять разных объявлений на площадке и настроить отдельную двустороннюю синхронизацию для каждого номера. В RealtyCalendar добавьте ссылку на календарь соответствующего объявления с площадки. На площадке добавьте iCal-ссылку соответствующего номера из RealtyCalendar.

Если привязать одну ссылку к нескольким номерам, синхронизация будет работать некорректно.

    5. Поддерживает ли мой тариф RealtyCalendar работу с номерным фондом?

Да, весь номерной фонд (независимо от количества комнат внутри) считается системой как один объект при расчете стоимости подписки. Это позволяет вам экономить при масштабировании отеля.

    6. Могу ли я установить разную цену для номеров внутри одного фонда (например, №1 дороже, так как там вид на море)?

Нет. Суть «Номерного фонда» — в полной идентичности номеров. Если номера отличаются по цене, количеству мест, описанию или удобствам, их необходимо создавать как разные объекты размещения.

    7. Как гость на сайте видит мои номера?

Гость видит одну общую категорию (например, «Стандартный двухместный номер»). При поступлении бронирования система назначит свободную комнату, если для объекта включено автоматическое распределение и источник бронирования поддерживает эту функцию. Если автоматическое распределение выключено или бронь не удалось распределить, она попадёт в раздел «Неразобранные».

    8. Что произойдёт, если уменьшить количество номеров?

  • При уменьшении значения в поле «Количество номеров» система автоматически удалит часть номеров.
  • Выбрать конкретный номер для удаления нельзя. Бронирования из удалённого номера перейдут в раздел «Неразобранные».
  • Настройки синхронизации через iCal для удалённого номера также будут удалены.
  • После изменения количества номеров проверьте подключения в разделе «Менеджер каналов».
  • Перед изменением количества номеров проверьте шахматку и существующие бронирования. Если необходимо удалить конкретную комнату, обратитесь в техническую поддержку RealtyCalendar.

     9. Можно ли восстановить удалённый номер?

Самостоятельно восстановить удалённый номер в прежнем виде нельзя. Можно снова увеличить количество номеров, но система создаст новый номер. Его название и связь с прежними бронированиями автоматически не восстановятся.  Бронирования из удалённого номера необходимо проверить в разделе «Неразобранные» и распределить вручную.