Гибкие права доступа для команды в личный кабинет RealtyCalendar

Гибкие права доступа для команды в личный кабинет RealtyCalendar
 

Общая информация о системе прав доступа

В системе RealtyCalendar есть возможность разделять права доступа к квартирам и разным разделам сайта для каждого пользователя агентства.

Для каждого сотрудника отдельно настраиваются:

  • роль;
  • объекты, с которыми он может работать;
  • доступные разделы RealtyCalendar.

Доступ к объектам и доступ к разделам — это разные настройки.

Преимущества гибких прав доступа:

  • Безопасность данных

  • Разграничение ответственности

  • Оптимизация рабочих процессов

  • Контроль действий сотрудников

  • Защита финансовой информации

Если нужно не только разграничить доступы, но и выстроить работу сотрудников по броням, оплатам, документам и задачам, можно использовать Автопилот RealtyCalendar.

В личном кабинете RealtyCalendar существует несколько ролей доступа:

  • главный пользователь

  • менеджер

  • горничная

Доступный набор прав зависит от выбранной роли. После выбора роли можно отдельно настроить доступ сотрудника к объектам и разделам.

Права главного пользователя — владельца аккаунта

Главный пользователь — это владелец личного кабинета, который создал аккаунт в RealtyCalendar.

Главный пользователь может:

  • приглашать сотрудников;
  • назначать сотрудникам роли;
  • настраивать доступ к объектам;
  • настраивать доступ к разделам;
  • изменять права сотрудников;
  • блокировать и восстанавливать сотрудников;
  • отзывать непринятые приглашения.

Главного пользователя нельзя заблокировать как сотрудника.

Следующие разделы всегда видны главному пользователю, их невозможно скрыть даже самому себе:

  • Заезды / Выезды

  • Контакты гостей

  • Суммы, оплаты, залоги

  • Настройки

  • Мой профиль

  • Сотрудники

Остальные разделы (если они есть в системе и не перечислены выше) — главный пользователь может скрыть от себя технически.

Важное уточнение:
На практике главный пользователь обычно не скрывает разделы от самого себя, потому что это его личный кабинет. Однако техническая возможность для этого есть — за исключением 7 разделов, перечисленных выше. Они защищены от скрытия на уровне системы.

Как пригласить сотрудника

Чтобы пригласить нового пользователя, перейдите в раздел «Настройки» — вкладка «Сотрудники». В открывшемся окне укажите электронную почту приглашенного пользователя и нажмите кнопку «Пригласить»

На указанную электронную почту будет отправлено приглашение.

Приглашённый сотрудник появится в списке со статусом приглашённого пользователя. Права доступа можно настроить до того, как сотрудник завершит регистрацию. После получения приглашения сотруднику необходимо перейти по ссылке из письма и завершить регистрацию. Для работы в аккаунте сотрудник использует собственные данные для входа.

Важно: Не передавайте сотруднику логин и пароль главного пользователя.

Управление приглашениями

Во вкладке «Приглашенные» будут отображаться все пользователи, которым было отправлено приглашение и они ещё не приняли его.

В данном разделе вы также можете отозвать приглашение.
После того как приглашение будет отозвано, ссылка на регистрацию у пользователя останется, но при попытке зарегистрироваться выйдет ошибка.

Настройка роли сотрудника

Откройте раздел «Настройки» → «Сотрудники».

Выберите нужного сотрудника.

Выберите роль:

  • Менеджер;
  • Горничная.

Сохраните изменения.

После изменения роли набор доступных прав будет пересчитан в соответствии с новой ролью. Проверьте права на разделы и объекты ещё раз.

Роль главного пользователя изменить нельзя.

Настройка доступа к объектам

Чтобы настроить доступ к объектам, откройте раздел «Настройки» → «Сотрудники». Выберите сотрудника. В настройках доступа к объектам отметьте объекты, с которыми сотрудник сможет работать.
Сохраните изменения.

Сотруднику можно предоставить доступ к выбранным объектам агентства.

Настройка доступа к разделам сайта

Чтобы настроить индивидуальный доступ к разделам сайта, в разделе «Настройки» — вкладка «Сотрудники» в столбце «Разделы сайта» настройте доступы к разделам сайта для выбранного пользователя.

  1. Менеджер - можно закрыть доступ ко всем раздела кроме: 

  • Клиенты и брони - Заезды/Выезды, Контакты гостей, Суммы, оплаты, залоги.


      2. Горничная - доступны только разделы которые можно скрыть: 

  • Клиенты и брони - Заезды/Выезды,  Контакты гостей, Суммы, оплаты, залоги.

Важно!

1. Раздел: Настройки — Мой профиль — скрыть нельзя.

2. Пользователи с ролью «Горничная» не получают пуш-уведомления. Пуш получают только пользователи с ролью «Менеджер».

3. У главного пользователя есть 7 разделов, которые он не может скрыть от себя технически (перечислены в разделе 2). Остальные разделы он может скрыть.

Настройте гибкие права доступа для каждого члена своей команды, чтобы сократить рутину и максимально автоматизировать управление недвижимостью.

Как заблокировать сотрудника

Чтобы закрыть сотруднику доступ к RealtyCalendar:

  1. Перейдите в раздел «Настройки» → «Сотрудники».
  2. Выберите сотрудника.
  3. Заблокируйте его учётную запись.

После блокировки сотрудник не сможет продолжить работу в RealtyCalendar. При блокировке завершаются активные сеансы сотрудника, а зарегистрированные push-устройства удаляются.

Главного пользователя заблокировать нельзя.

Как восстановить сотрудника

Чтобы вернуть заблокированному сотруднику доступ:

  1. Перейдите в раздел «Настройки» → «Сотрудники»→ «Заблокированные».
  2. Выберите заблокированного сотрудника.
  3. Восстановите его учётную запись.

После восстановления сотрудник снова сможет войти в RealtyCalendar.

Частые вопросы и решения проблем

  1. Я пригласил сотрудника, но он говорит, что письмо не пришло. Что делать?

Проверьте папку «Спам». Если письма нет — отзовите приглашение в разделе «Приглашённые» и отправьте заново. Убедитесь, что адрес электронной почты указан без ошибок. Если электронная почта указана неправильно, отзовите приглашение и отправьте новое.

      2. Как дать сотруднику доступ только к определённым квартирам, а не ко всем?

Раздел «Настройки» → вкладка «Сотрудники» → в столбце «Объекты» напротив нужного сотрудника поставьте галочки только на тех объектах, к которым ему нужен доступ.

     3. Что видит горничная, когда заходит в систему?

Горничная видит только раздел «Клиенты и брони» → «Заезды/выезды». Контакты гостей, суммы оплаты и залоги могут быть скрыты в настройках прав доступа.

     4. Почему горничная не получает уведомления о новых бронях?

Всплывающие сообщения (пуш-уведомления) получают только пользователи с ролью «Менеджер». Горничная не получает никаких уведомлений по умолчанию.

     5.  Менеджер видит всё? Можно ли ему что-то скрыть?

Да, можно. Менеджеру можно закрыть доступ ко всем разделам, кроме «Клиенты и брони» → «Заезды/выезды», «Контакты гостей», «Суммы, оплаты, залоги». Настройка в разделе «Сотрудники» → столбец «Разделы сайта».

      6. Я отправил приглашение, но сотрудник передумал. Как отозвать, пока он не зарегистрировался?

Раздел «Настройки» → вкладка «Сотрудники» → вкладка «Приглашённые» → нажмите «Отозвать» напротив нужного приглашения. После этого ссылка станет недействительной.

      7. Можно ли быстро дать доступ к объектам сразу нескольким сотрудникам?

Нет, массовой настройки нет. Доступ к объектам настраивается для каждого сотрудника индивидуально в столбце «Объекты».

      8. Как сделать, чтобы горничная не видела контакты гостей и суммы оплат?

При настройке прав для горничной в столбце «Разделы сайта» снимите галочку с «Контакты гостей» и «Суммы, оплаты, залоги». Горничная будет видеть только то, что нужно для уборки.

      9. Можно ли настроить права до того, как сотрудник примет приглашение?

Да. Приглашённому сотруднику можно назначить роль и настроить доступ к объектам и разделам до завершения регистрации.

      10. Можно ли временно закрыть сотруднику доступ?

Да. Сотрудника можно заблокировать, а затем восстановить.

      11. Можно ли заблокировать главного пользователя?

Нет. Главного пользователя — владельца аккаунта — заблокировать нельзя.

      12. Почему не получается пригласить сотрудника?

Проверьте, не зарегистрированы ли уже указанные электронная почта и номер телефона в RealtyCalendar. На одну электронную почту и номер телефона может быть зарегистрирована только одна учётная запись, поэтому пригласить уже зарегистрированного пользователя нельзя.
Если прежняя учётная запись сотрудника больше не используется, сотруднику необходимо обратиться в поддержку с зарегистрированной электронной почты или номера телефона и запросить её удаление. После удаления учётной записи можно отправить новое приглашение.

    13. Можно ли предоставить горничной доступ к Шахматке без отображения цен?

Нет. Сотруднику с ролью «Горничная» нельзя предоставить доступ к Шахматке. Для работы с Шахматкой сотруднику необходимо назначить роль «Менеджер». При этом ограничить менеджеру доступ к стоимости бронирований, оплатам, залогам и контактам гостей нельзя.